Fast jedes Event, das um 18 Uhr öffnet und um 20 Uhr mit dem Programm startet, hat dasselbe Muster: In den vierzig Minuten zwischen 18:40 und 19:20 stehen zwei Drittel aller Gäste am Tor. Der Rest verteilt sich über den ganzen Abend. Wer die Anzahl der Scanner aus der Gesamtbesucherzahl ableitet, plant deshalb systematisch zu knapp.
Die Spitze ist rechenbar
Du brauchst dafür drei Zahlen, die du alle schon hast:
- die erwartete Besucherzahl
- die Zeit zwischen Einlassbeginn und Programmstart
- den Anteil, der in der Spitze kommt
Bei einem Konzert mit 2.400 Gästen, zwei Stunden Einlass und einem Spitzenanteil von 65 Prozent stehen rund 1.560 Menschen in vierzig Minuten am Tor. Das sind 39 Gäste pro Minute, die durch die Kontrolle müssen.
Was ein Scanvorgang wirklich dauert
Der reine Scan eines Tickets liegt bei etwa einer Sekunde. In der Praxis rechnen wir mit vier bis sechs Sekunden pro Gast, weil davor und danach etwas passiert: Handy entsperren, Ticket suchen, Rucksack umhängen, Bändchen anlegen. Diese Sekunden entscheiden über die Schlange, nicht die Technik.
Mit fünf Sekunden pro Gast schafft eine Spur zwölf Personen pro Minute. Für 39 Gäste pro Minute brauchst du also mindestens vier Spuren, sinnvollerweise fünf, damit eine Spur ausfallen kann, ohne dass die Schlange sofort steht.
Die drei häufigsten Fehler
Zu wenig Platz vor der Kontrolle. Wenn sich die Schlange in einen Gehweg staut, funktioniert keine Spur mehr sauber, weil die Gäste nicht parallel aufschließen können. Plane die Fläche vor dem Tor mindestens so breit wie die Anzahl deiner Spuren mal zwei Meter.
Bändchen an der falschen Stelle. Das Anlegen des Bandes dauert länger als der Scan. Wenn beides an derselben Person hängt, verdoppelt sich die Zeit pro Gast. Trenne die Schritte: erst scannen, dann zwei Schritte weiter das Band.
Kein Plan für Sonderfälle. Gästeliste, Presse, umgetauschte Tickets, entladene Handys. Ein einziger Sonderfall blockiert eine Spur für zwei bis drei Minuten. Richte eine separate Klärungsspur ein, die genau dafür da ist.
Was du am Abend selbst siehst
Im tickee-Dashboard läuft der Einlass live mit: eingecheckte Gäste, Scans pro Minute und die Verteilung über die Spuren. Wenn eine Spur deutlich zurückfällt, ist das fast immer ein Hinweis auf einen blockierten Sonderfall und nicht auf ein Netzproblem. Du siehst es, bevor die Gäste es merken.
Wenn du deine Zahlen einmal gemeinsam durchrechnen möchtest: Wir nehmen uns 30 Minuten und gehen dein konkretes Gelände durch.