Ein typisches Anmeldeformular fragt zwölf Felder ab. Ausgewertet werden davon meistens drei. Jedes zusätzliche Feld ist Aufwand für den Gast, Speicherpflicht für dich und im Zweifel eine Frage, die du bei einer Prüfung beantworten musst.
Die Frage vor jedem Feld
Für jedes Datenfeld gibt es genau eine sinnvolle Prüfung: Was passiert konkret mit dieser Angabe? Wenn die Antwort lautet “könnte man später mal brauchen”, gehört das Feld nicht ins Formular.
Was du für den Ticketverkauf brauchst
- E-Mail-Adresse. Ohne sie kommt das Ticket nicht an.
- Name. Bei personalisierten Tickets nötig, bei freien Tickets nicht.
- Rechnungsdaten. Nur, wenn eine Rechnung ausgestellt wird.
Das ist die vollständige Liste für ein einfaches Event. Alles weitere braucht einen eigenen Grund.
Was einen zusätzlichen Grund braucht
Geburtsdatum ist bei Altersfreigaben sinnvoll, sonst nicht. Die Postanschrift brauchst du für ein digitales Ticket nicht. Telefonnummern sind praktisch bei Ausfällen, aber nur, wenn du den Zweck auch so benennst. Ernährungsangaben bei Kongressen sind ein Sonderfall, weil sie Rückschlüsse auf Religion oder Gesundheit zulassen. Sie gehören freiwillig abgefragt und früh gelöscht.
Aufbewahrung mit Ablaufdatum
Rechnungsrelevante Daten unterliegen den steuerlichen Aufbewahrungsfristen. Alles andere braucht ein Datum, an dem es verschwindet. Bewährt hat sich diese Aufteilung:
- Einlassprotokolle: 30 Tage nach dem Event
- Teilnehmerlisten ohne Rechnungsbezug: 90 Tage
- Newsletter-Einwilligungen: bis zum Widerruf, mit Nachweis der Einwilligung
Wichtig ist weniger die exakte Frist als die Tatsache, dass es überhaupt eine gibt und dass sie automatisch greift.
Fotos und Einwilligung
Der Fotograf auf dem Gelände ist ein eigenes Thema. Ein Hinweis am Eingang ersetzt keine Einwilligung für Nahaufnahmen einzelner Gäste. Für Übersichtsaufnahmen einer Menge gilt das anders. Kläre vorher, was dein Fotograf abliefern soll, und nicht danach.
Wo die Daten liegen
Der Serverstandort steht in jeder Datenschutzerklärung, die du deinen Gästen zeigst. Bei tickee liegen die Daten in Deutschland. Das erspart die Diskussion über Drittlandtransfers und macht die Auskunft an Gäste deutlich kürzer.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Er sortiert die Fragen, die du deinem Datenschutzbeauftragten stellen solltest, bevor das Formular online geht.