Ein Setup für 400 Gäste ist erfreulich einfach: ein Eingang, eine Kasse, ein Mensch, der den Überblick behält. Bei 4.000 Gästen bricht genau diese Einfachheit als Erstes zusammen, und zwar an vier vorhersehbaren Stellen.
1. Der Eingang wird zum Nadelöhr
Bei 400 Gästen reicht eine Spur. Bei 4.000 brauchst du fünf bis sechs, und damit zum ersten Mal eine Person, die nur die Kontrolle koordiniert und selbst nicht scannt. Rechne mit vier bis sechs Sekunden pro Gast und plane die Fläche vor dem Tor mit, nicht nur die Technik darauf.
2. Die Kasse wird zum System
Eine Kasse führt man im Kopf. Sechs Kassen an vier Ständen brauchen gleiche Preise, gleiche Produktnamen und eine gemeinsame Abrechnung. Ab diesem Punkt lohnt Cashless nicht wegen der Geschwindigkeit, sondern wegen der Nachvollziehbarkeit: Du siehst pro Stand und pro Schicht, was verkauft wurde, statt am Ende sechs Kassenbestände zu addieren.
3. Personal braucht Rollen statt Zurufe
Bei kleinen Events weiß jeder, was zu tun ist. Ab etwa 1.500 Gästen funktioniert das nicht mehr über Zuruf. Was hilft:
- feste Rollen mit einem Namen und einer Aufgabe, schriftlich
- ein eigener Login pro Rolle im System, damit Buchungen zuordenbar bleiben
- eine Person, die ausschließlich Probleme löst und keine feste Position hat
4. Netz und Strom werden zum Thema
Bei 400 Gästen funktioniert das Gäste-WLAN. Bei 4.000 ist die Mobilfunkzelle über dem Gelände voll, sobald das Programm startet. Ab dieser Größe ist Offlinefähigkeit keine nette Zusatzfunktion mehr, sondern die Voraussetzung dafür, dass der Verkauf weiterläuft. Dasselbe gilt für Strom: Jedes Terminal braucht eine Ladeoption in Reichweite.
Was gleich bleibt
Der Ablauf für den Gast. Ticket kaufen, ankommen, scannen, Band anlegen, bezahlen. Wenn sich dieser Ablauf mit der Größe ändert, ist etwas schiefgelaufen. Die Skalierung gehört hinter die Kulissen, nicht in die Warteschlange.
Wir haben Events von 50 bis über 50.000 Teilnehmern begleitet. Wenn du gerade den Sprung vor dir hast, gehen wir dein Setup in 30 Minuten gemeinsam durch.